ORGANIZZARSI PER COMPETERE

♦COSA C’E’ DIETRO UNA SOLIDA COMPETITIVITA’?

Immaginate cosa succederebbe se in Formula UNO,  durante il pit stop gomme, non ci fossero tempi e ruoli da rispettare? Sicuramente si perderebbero frazioni di secondo, se non minuti, preziosi. La tensione altissima, sarebbe terreno fertile per creare conflitti. Invece il Pit stop gomme è un momento cruciale in cui si gioca la competitività. Perché l’Azienda più performante può guadagnare frazioni di secondo preziosi.

Ci sono diversi ambiti su cui un’Azienda decide di giocarsi la sua competitività, uno di questi è un’organizzazione che funzioni.

Dove conduce tutto ciò? Sicuramente aumenta i livelli di servizio, riduce i costi e i conflitti, fa si che le persone siano più autonome e maggiormente responsabilizzate.  Riduce le interferenze (meno gente che chiede istruzioni). Spesso richiede la digitalizzazione dei processi. Le persone sanno cosa devono fare, con che tempi, cosa ci si aspetta da loro,  sono dedicate ad attività ad alto valore aggiunto e più in linea con le loro caratteristiche; sono più soddisfatte e rimangono.

In una parola, un’Azienda ben organizzata è un’Azienda che “SCORRE” che “FLUISCE”.

Chi di voi non vorrebbe lavorare in un’Azienda in cui le cose funzionano? In cui ci sono le risposte o i riferimenti a cui chiedere?

Proprio ieri, con una mia cliente siamo partite da una criticità che organizzata nel modo giusto si è trasformata in una grande opportunità.

Organizzare in maniera efficace è qualcosa che non avviene in un’unica soluzione, ma che richiede degli affinamenti in corsa, dovuti a variabili umane, al mettere in pratica qualcosa che si era precedentemente pensato. Ed è proprio questo allineamento, fatto insieme alle persone coinvolte che porta ad avere un’organizzazione “su misura”.

Di seguito un esempio  di ri-organizzazione di cui mi sono occupata.

♦Ingaggio dei Grafici interni più funzionale agli obiettivi Aziendali

OBIETTIVO:

semplificare le procedure di ingaggio; definire tempi standard; dare visibilità al carico di attività dei Grafici.

SCENARIO DI PARTENZA:

qualche anno fa, in Azienda, chiunque volesse ingaggiare i Grafici interni per copertine di libri, di riviste, pagine pubblicitarie o altro, lo faceva via mail o andava a trovarli di persona. I grafici decidevano arbitrariamente tempi e priorità. Essendo solo  2, spesso lamentavano  di non riuscire a stare dietro alle richieste, questo comportava che in alcuni casi l’Azienda dovesse orientarsi verso fornitori esterni, aumentando i costi o che il loro responsabile, pur non avendo idea di quale fosse il loro reale livello di saturazione, dovesse essere coinvolto per dare le priorità.

MAPPATURA INFORMAZIONI:

dalla raccolta di informazioni emerse come i tipi di lavoro  affidati ai grafici erano di due tipi:

1. alcuni richiedevano elevata creatività ed erano una tantum o one shot, più utenti coinvolti nel dare l’ok definitivo;
2. altri  bassa creatività, legati ai prodotti (libri, riviste, banche dati), un solo utente coinvolto.

I primi richiedevano tempi più lunghi da parte dei grafici, giri di tavolo, il coinvolgimento di più attori. I secondi, una volta impostato il template di partenza, erano puri lavori di routine (inserire il titolo, gli autori, definire).

Aver suddiviso gli ingaggi in due tipologie ci porto a definire due diversi strumenti di ingaggio.

OUTPUT:

gli strumenti di ingaggio adottati furono due (strumenti web): per i lavoro con elevata creatività ed elevato numero di attori coinvolti fu adottato JIRA (strumento di workflow) e fu costruito un flusso ad hoc per loro; per i lavori con bassa creatività, legati ai prodotti e con un basso numero di attori coinvolti, fu adottato lo stesso strumento adottato per la programmazione della produzione dei prodotti, divenne un nuovo task da aggiungere ad un flusso già esistente.

Furono identificati tempi standard a cui i grafici si dovevano attenere. La priorità era data dall’ordine di apertura del task.

Entrambi gli strumenti fornivano un output in excel che permetteva di creare reporting e di sapere in ogni momento quale fosse il loro carico in quel particolare momento o in quel particolare periodo. L’incidenza di un tipo di richiesta anziché di un’altra o se i tempi standard erano troppo stretti o troppo laschi. L’obiettivo sulla visibilità era stato raggiunto.

CHIUSURA PROGETTO: 

ruoli e responsabilità definiti, scritta una procedura, erogata formazione sugli strumenti, affiancate e supportate le persone nel passaggio da uno strumento vecchio (l’utilizzo delle mail) verso un nuovo strumento (gestione del change).

OBIETTIVI RAGGIUNTI:

• maggiore visibilità del carico sui Grafici;
• trasparenza dello stato dell’arte rispetto alla propria richiesta; riduzione del carico tramite mail;
• recupero informazioni dagli strumenti;
• meno mail rivolte ai grafici di richiesta materiale o informazioni;
• riduzione dei costi per ingaggio fornitori esterni; riduzione dei conflitti interni.

Questo è solo un piccolo esempio di come sia possibile scompattare i task e ricompattarli con logiche più funzionali al benessere interno e agli obiettivi dell’Azienda.

 

ORGANIZZARE PER MEGLIO COMPETERE