Riorganizzazione squadra e attività: da 2 risorse e ½ a 1

In seguito all’esternalizzazione di una funzione con conseguente uscita di tutte le persone, ho dovuto riorganizzare le attività in carico alle stesse ma rimaste in casa, tenendo conto che le risorse a disposizione erano meno della metà delle precedenti e che la stessa era completamente nuova al tipo di attività che le veniva affidato.

1° obiettivo: formare per delegare.

Quindi la formazione in affiancamento fino al passaggio con supervisione e infine delega pura.

2° obiettivo: efficienza.

Una volta mappate le attività in ambito, sono state riorganizzate in maniera sia efficiente che efficace; sono state proceduralizzate, permettendo alla risorsa di muoversi in autonomia, allo scattare di certi presupposti.

Le attività a basso valore aggiunto sono state automatizzate. Alla fine la risorsa è riuscita da sola a gestire le attività divenendo l’unico referente di processo e parte attiva dello stesso.

Riorganizzazione delle Segreterie

Esigenza: capire la saturazione delle 11 segretarie presenti in Azienda e dipendenti da Direzioni diverse e fare una proposta di nuova organizzazione.  Risorse coinvolte 11. L’analisi sulla saturazione ha evidenziato che nonostante fossero 11, saturavano per 9. Due risorse sono state avviate al pensionamento anticipato.

Rispetto alla riorganizzazione, è stato deciso di focalizzare le risorse su due aree specifiche, creando due nuove funzioni. Una delle quali mi è stata affidata in presa diretta. La riorganizzazione delle Segreterie ha impattato in maniera importante su tutte quelle funzioni che da anni le utilizzavano a proprio uso e consumo, circa 100 clienti interni. L’attività di Change è stata quindi necessaria su due fronti, interna ed esterna alla squadra.

Nella riorganizzazione della Squadra, ho concentrato, standardizzato, proceduralizzato le attività in carico. Ho progettato un software per automatizzare attività prima gestite via mail e ad alto effort manuale.

Ho trasformato le segretarie a me affidate in Professioniste autonome e proattive, in grado da sole, di continuare a lavorare in ottica di continuo miglioramento.

#nuovasede.zero

Ambassador del Cambiamento durante il moving della mia ex Azienda, da Milanofiori a Via dei Missaglia.

Il ruolo dell’Ambassador era di facilitatore del cambiamento, sia rispetto alla Direzione di appartenenza che rispetto all’Azienda.

Decido di muovermi su due fronti: rispetto ai colleghi della Direzione di appartenenza organizzo incontri periodici, in cui mostro foto e video dei lavori della nuova sede, in più invito altri Ambassador per condividere altre informazioni e recepisco feedback, che mi permettono di tarare meglio le riunioni successive. Rispetto all’Azienda propongo la #Nuovasede.zero, ovvero la creazione di un’Area dove tutti i colleghi potessero toccare con mano la nuova sede. L’area viene creata e viene arredata con i nuovi arredi che avremmo trovato nella nuova sede:  scrivanie e anche una piccola sala riunioni ; vengono fatte provare le sedie e viene chiesto a tutti di sceglierle tramite survey, così come le cassettiere e i divisori.

Le pareti vengono arricchite da foto, via via che la nuova sede viene trasformata in vista del nostro arrivo io scatto foto e video e li metto a disposizione degli altri. E’ un grande successo, grande affluenza. L’ansia è scatenata dalle proiezioni che ci facciamo, in mancanza di informazioni, essere riuscita a fornirne il più possibile è stato il mio modo di fare la differenza. Alla fine con le persone della Direzione, dopo una resistenza iniziale, abbiamo salutato la vecchia sede con un bel brindisi.

 

Capacità di vedere le”differenze”: la bilancia

Durante il moving del 2017, in cui ci siamo spostati da una superficie ad un’altra, che era circa la metà della precedente, una delle azioni che erano state poste in essere riguardava il macero della carta. Nella vecchia sede eravamo pieni di carta, soprattutto le redazioni. Così viene lanciata la campagna di macero. Avrebbe vinto la Direzione che avrebbe macerato più kg. di carta. La bilancia viene posta al primo piano, in una saletta, i colleghi sarebbero dovuti andare lì, pesare la carta e metterla nei bidoni predisposti. Il tutto anche utilizzando dei carrellini, nel caso di grosse quantità. Il secondo giorno è il turno degli editoriali, 2° piano. Durante tutta la mattina e anche il pomeriggio, praticamente non viene nessuno a buttare la carta. Così inizio ad osservare. I carrellini erano introvabili e salendo al secondo piano, anche parlando con le persone mi rendo conto che per loro l’effort di buttare la carta era eccessivo. Dovevano scendere, prendere il carrellino, portarlo su, e tornare giù a buttare la carta, il tutto più volte, vista la mole di carta. Tenendo conto che erano anche full sul lavoro, la carta macerata era stata praticamente nulla. Così, la sera rientrando a casa, mi viene un’idea grandiosa, spostare la bilancia e i bidoni. Il giorno dopo, la bilancia viene spostata e finalmente la carta inizia ad essere macerata. Successivamente la bilancia fu spostata anche al 3° piano, dove stavano altri editoriali.

Lavorare con Monica è stata un’esperienza molto positiva. Negli anni in cui abbiamo collaborato nella stessa azienda ha dimostrato una grande capacità di comprendere le esigenze dell’organizzazione e ha introdotto nuove procedure e strumenti più efficaci, rendendo più semplice per i colleghi il raggiungimento degli obiettivi aziendali. In una realtà come la nostra ricca di innovazioni, fondamentale è stata la sua disponibilità a supportare le persone nei cambiamenti. E sempre con entusiasmo e con il sorriso.

Fino a pochi mesi fa ero convinta che i sogni fossero un lusso di pochi. Attraverso il coaching ho realizzato che questa è una convinzione diffusa, ma del tutto errata.
Ho conosciuto Monica in occasione della mia prima esperienza lavorativa. Pur non avendo avuto molte occasioni di collaborare insieme, al termine del mio stage eravamo rimaste in contatto. È stato proprio nel corso di uno dei nostri scambi su LinkedIn che ho scoperto della sua attività di coach. All’epoca saltavo di stage in stage (come molti miei coetanei, d’altronde): per aiutarmi a sbloccare le mie difficoltà in ambito lavorativo, mi ha proposto di iniziare insieme un percorso di career coaching.
A chi mi chiede “Cos’è stato per te il coaching?” rispondo sempre che è stato un viaggio: il più impegnativo, faticoso e gratificante che potessi immaginare.
Nel primo incontro abbiamo stabilito il nostro obiettivo: prepararmi adeguatamente affinché trovassi un lavoro in linea coi miei interessi e con le mie attitudini, in grado di farmi crescere e di darmi la stabilità contrattuale ed economica che tanto avevo desiderato.
Era una meta ambiziosa, certo, ma non irraggiungibile.
Il coaching è un’arma potente, la consiglio a chiunque si senta immobile, al centro di un mondo vorticoso. Non è mai troppo tardi per (ri)mettersi in cammino… E sbloccare così il proprio sogno.

Obiettivo del Manager: riuscire a gestire un team in grande conflitto.
Come si sa i cambi portano resistenza e conflitto. La chiave di volta per il Manager è stato un cambio di prospettiva, grazie all’ascolto delle risorse ha capito che una gestione della squadra su velocità e tempi diversi sarebbe stata vincente. Una gestione delle paure dei singoli elementi, la presa di consapevolezza di tutto il team, compreso il Manager. Lo scambio di feedback, la formazione delle persone. Dopo 2 anni, la squadra è stata completamente trasformata, le persone del team hanno cambiato pelle anche professionalmente, così come anche il Manager. Quando il Manager è andato via dall’azienda, una delle persone del suo team ha deciso di fare lo stesso.